Salarisadministratie voor DGA’s in 2026: wat moet je goed regelen?
Je bent directeur én aandeelhouder van je eigen BV. Dan voelt je salaris misschien eenvoudig: iedere maand maak je een bedrag vanuit de BV over naar privé.
Maar fiscaal is je DGA-salaris gewoon onderdeel van een loonadministratie.
Dat betekent dat niet alleen het juiste salaris moet worden bepaald, maar ook de loonheffingen, Zorgverzekeringswet, aangifte loonheffingen, loonstroken en jaaropgaaf correct moeten worden verwerkt.
En juist omdat je als DGA een bijzondere positie hebt, zijn niet alle standaardinstellingen uit een normale salarisadministratie automatisch juist.
Kort antwoord: als DGA moet je zorgen dat je gebruikelijk loon correct is vastgesteld, je salaris via de loonadministratie loopt, de juiste loonheffingen en Zvw worden verwerkt, je verzekeringspositie klopt en aangiften en betalingen tijdig plaatsvinden.
1. Eerst bepalen: vanuit welke BV ontvang je salaris?
Heb je alleen één werkmaatschappij? Dan is de situatie meestal overzichtelijk.
Maar veel DGA’s werken met een structuur zoals:
Holding BV → Werkmaatschappij BV
In dat geval wil je eerst vaststellen welke vennootschap jouw werkgever en inhoudingsplichtige is.
Vaak loopt het salaris van de DGA via de holding, terwijl de werkmaatschappij een managementvergoeding aan de holding betaalt.
Dat zijn twee verschillende geldstromen:
management fee: van BV naar BV
DGA-salaris: van werkgever-BV naar jou privé
Een managementvergoeding die vanuit de werkmaatschappij naar de holding wordt betaald is dus niet hetzelfde als jouw salaris.
Bij complexere groepsstructuren kan bovendien de doorbetaaldloonregeling relevant zijn. Daarom wil je de salarisadministratie aansluiten op de juridische en feitelijke structuur en niet simpelweg kiezen vanuit welke bankrekening het salaris toevallig wordt betaald.
2. Stel het gebruikelijk loon jaarlijks opnieuw vast
Voor een DGA met een aanmerkelijk belang geldt de gebruikelijkloonregeling.
In 2026 moet het gebruikelijk loon minimaal het hoogste zijn van:
het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking;
het loon van de meestverdienende werknemer binnen de BV of een verbonden vennootschap;
€58.000 per jaar.
Kun je aannemelijk maken dat voor vergelijkbare werkzaamheden een lager loon gebruikelijk is, dan kan onder voorwaarden een lager bedrag gelden.
Dat laatste punt wordt nog weleens verkeerd geïnterpreteerd.
€58.000 is niet automatisch het juiste DGA-salaris
Het bedrag van €58.000 is een wettelijke ondergrens binnen de toets, maar niet per definitie het bedrag dat iedere DGA moet gebruiken.
Verdient iemand in een vergelijkbare functie bijvoorbeeld structureel aanzienlijk meer? Dan kan ook jouw gebruikelijk loon hoger moeten liggen.
Andersom kan een lager salaris mogelijk zijn wanneer je dat voldoende kunt onderbouwen.
Bij €58.000 per jaar komt het salaris, wanneer je het gelijkmatig over twaalf maanden verdeelt, neer op ongeveer:
€4.833 bruto per maand.
Maar stel dus niet blind iedere DGA op €4.833.
De juiste vraag is:
welk loon past bij de werkzaamheden, omvang en situatie van deze DGA?
Wil je vooral weten hoe hoog je salaris zou moeten zijn? Lees dan onze uitgebreide uitleg over het DGA-salaris in 2026.
3. Verwerk het DGA-salaris via een echte loonadministratie
Je DGA-salaris is niet alleen een boeking tussen je zakelijke en privérekening.
De BV moet voor de loonheffingen een loonadministratie voeren. Daarbij worden onder andere loonbelasting/premie volksverzekeringen en, afhankelijk van jouw situatie, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet verwerkt. De werkgever moet daarnaast aangifte loonheffingen doen, loonstroken verstrekken en na afloop van het jaar een jaaropgaaf geven.
In de praktijk betekent dat iedere salarisperiode bijvoorbeeld:
brutoloon
→ loonheffingen berekenen
→ eventuele Zvw verwerken
→ nettoloon bepalen
→ loonstrook opstellen
→ salaris verwerken in de administratie
→ aangifte loonheffingen indienen
→ verschuldigde loonheffingen betalen
Een overschrijving met de omschrijving “salaris” is op zichzelf dus geen complete salarisadministratie.
4. Doe de aangifte loonheffingen op tijd
Werkgevers doen in Nederland normaal gesproken per maand of per vier weken aangifte loonheffingen. Daarvoor heeft de BV een loonheffingennummer nodig. Ook als in een bepaald tijdvak geen loon wordt betaald, kan zolang de inhoudingsplicht bestaat nog steeds een nul- of nihilaangifte nodig zijn.
Voor de meeste BV’s met alleen een DGA wordt praktisch met maandaangiften gewerkt.
Belangrijk is dat je twee deadlines bewaakt:
aangifte doen
én
de loonheffingen betalen
De Belastingdienst publiceert voor ieder aangiftetijdvak de exacte aangifte- en betaaldatum.
Een juiste aangifte die vervolgens te laat wordt betaald, is dus nog steeds niet goed afgehandeld.
5. Controleer of je als DGA verzekerd bent voor de werknemersverzekeringen
Dit is een van de onderdelen waarin een DGA verschilt van een gewone werknemer.
Niet iedere DGA is automatisch verzekerd voor:
WW;
ZW;
WIA.
De verzekeringspositie hangt onder andere af van de aandelenverhouding, zeggenschap en de mogelijkheid om over het eigen ontslag te beslissen.
Daarom moet in de salarissoftware de juiste DGA-status zijn ingesteld.
Dat verschil heeft ook gevolgen voor de premies.
De Belastingdienst noemt bijvoorbeeld expliciet de situatie waarin een BV eerst alleen een DGA in loondienst heeft en later werknemers krijgt die wél verzekerd zijn voor de werknemersverzekeringen.
Waarom dit belangrijk is
Een verkeerde instelling kan ertoe leiden dat:
premies ten onrechte worden betaald;
premies juist ontbreken;
de Zvw verkeerd wordt berekend;
loonaangiften incorrect worden aangeleverd.
Neem dus niet automatisch dezelfde payrollinstellingen over als die van een gewone werknemer.
6. Vergeet de Zorgverzekeringswet niet
Ook de Zorgverzekeringswet werkt bij een DGA niet altijd hetzelfde als bij een reguliere werknemer.
In 2026 geldt:
DGA niet verzekerd voor werknemersverzekeringen:
bijdrage Zvw 4,85%
DGA wel verzekerd voor werknemersverzekeringen:
werkgeversheffing Zvw 6,10%.
Bij een DGA die niet verzekerd is voor de werknemersverzekeringen houdt de BV de bijdrage Zvw in op het loon en draagt deze af. Bij een verzekerde DGA betaalt de BV de werkgeversheffing.
Ook hier geldt dus:
de juiste DGA-status in de salarisadministratie is essentieel.
7. Verwerk vergoedingen en bijtellingen op de juiste manier
Een salarisadministratie bestaat vaak uit meer dan alleen het brutoloon.
Denk bijvoorbeeld aan:
auto van de zaak;
zakelijke kilometervergoedingen;
thuiswerk- of andere kostenvergoedingen;
telefoon of andere voorzieningen;
bonus;
vakantiegeld indien van toepassing;
verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen;
andere privévoordelen vanuit de BV.
Sommige posten moeten via de loonadministratie lopen. Andere kunnen onder voorwaarden gericht zijn vrijgesteld of binnen de werkkostenregeling worden verwerkt.
Het belangrijkste is daarom niet:
“Kan de BV dit betalen?”
maar:
“Hoe moet deze betaling fiscaal en in de loonadministratie worden verwerkt?”
Dat voorkomt dat privé-uitgaven, loon en zakelijke vergoedingen door elkaar gaan lopen.
8. Salaris en dividend zijn twee verschillende dingen
DGA’s vragen regelmatig:
Kan ik mijn salaris niet gewoon lager zetten en meer dividend uitkeren?
Dat kun je niet volledig vrij bepalen.
Salaris ontvang je omdat je werkzaamheden verricht voor de BV.
Dividend ontvang je omdat je aandeelhouder bent.
Daarom geldt voor het salaris de gebruikelijkloonregeling. Dividend is geen vervanging waarmee je die verplichting simpelweg kunt omzeilen.
Wel kan het verstandig zijn om jaarlijks naar de verhouding tussen salaris en dividend te kijken.
Bij salaris spelen onder andere box 1 en loonheffingen een rol. Dividend wordt uitgekeerd uit winst na vennootschapsbelasting en valt privé in box 2.
Lees daarvoor onze vergelijking salaris of dividend als DGA.
9. Een holdingstructuur vraagt extra aandacht
Bij een ondernemer met één BV is het vrij duidelijk waar administratie en salaris samenkomen.
Bij een holdingstructuur ontstaan vaak meerdere administraties:
Holding BV
↓
Werkmaatschappij BV
De werkmaatschappij kan omzet maken en personeel hebben, terwijl de DGA vanuit de holding werkzaamheden verricht.
Dan wil je goed vastleggen:
vanuit welke vennootschap het DGA-salaris loopt;
hoe managementvergoedingen worden verwerkt;
welke BV aangifte loonheffingen doet;
hoe de rekening-courant tussen vennootschappen wordt verwerkt;
of de salarisadministratie nog aansluit bij de feitelijke werkzaamheden.
Een holding openen en daarna simpelweg dezelfde payrollinstellingen laten doorlopen, is dus niet altijd voldoende.
10. Neem je later personeel aan? Dan verandert je salarisadministratie
Veel BV’s starten met slechts één persoon op de loonlijst:
de DGA zelf.
Zodra je eerste werknemer erbij komt, wordt de salarisadministratie uitgebreider.
Denk dan onder andere aan:
werknemersverzekeringen;
arbeidsovereenkomst;
verlof;
vakantiegeld;
pensioen indien van toepassing;
cao of arbeidsvoorwaarden;
ziekte;
reiskosten;
eventuele toeslagen;
WKR;
correcte werknemersgegevens.
De Belastingdienst noemt expliciet dat een BV die eerst alleen een DGA had en vervolgens verzekerde werknemers krijgt, dit voor de werknemersverzekeringen moet melden.
Sta je op het punt je eerste medewerker aan te nemen? Lees dan ook onze checklist eerste medewerker aannemen.
11. Controleer je DGA-salaris vóór het einde van ieder jaar
Een veelgemaakte fout is:
bij oprichting een DGA-salaris instellen en er daarna jarenlang niet meer naar kijken.
Maar je onderneming verandert.
Misschien is inmiddels:
je omzet sterk gegroeid;
je winst veel hoger;
je functie veranderd;
personeel aangenomen;
je holdingstructuur uitgebreid;
je marktbeloning veranderd.
Daarom zou ik het DGA-salaris minimaal jaarlijks opnieuw beoordelen.
Niet alleen:
“Voldoen we aan €58.000?”
maar ook:
“Is dit nog steeds een verdedigbaar gebruikelijk loon voor deze functie en onderneming?”
Dat is veel sterker dan pas tijdens een controle moeten uitleggen waarom een salaris jaren geleden op een bepaald bedrag is gezet.
12. Vergeet de jaaropgaaf en aansluiting met je boekhouding niet
Na afloop van het kalenderjaar moet een werknemer een jaaropgaaf krijgen. Daarop staan onder andere het fiscale loon en de ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen.
Voor een goede jaarafsluiting wil je daarnaast controleren of:
salarisadministratie
= loonjournaalposten in de boekhouding
= betalingen vanaf de bank
= ingediende aangiften loonheffingen
Als daar verschillen tussen zitten, wil je die oplossen vóór je jaarrekening en belastingaangiften worden afgerond.
Dat klinkt technisch, maar voorkomt precies de vervelende verschillen die anders pas veel later boven water komen.
Veelgemaakte fouten bij DGA-salarisadministratie
1. Blind €58.000 gebruiken
€58.000 is in 2026 onderdeel van de gebruikelijkloontoets, maar niet automatisch voor iedere DGA het juiste salaris.
2. Alleen geld overmaken naar privé
Een bankbetaling is geen vervanging voor een loonadministratie en aangifte loonheffingen.
3. Verkeerde verzekeringsstatus gebruiken
DGA’s zijn niet altijd op dezelfde manier verzekerd als gewone werknemers.
4. Zvw verkeerd instellen
Het verschil tussen een verzekerde en niet-verzekerde DGA heeft direct gevolgen voor de verwerking van de Zvw.
5. Holding en werkmaatschappij door elkaar halen
Een management fee aan de holding is niet hetzelfde als salaris aan de DGA.
6. Vergoedingen buiten de salarisadministratie houden
Een betaling vanuit de BV is niet automatisch onbelast.
7. Het salaris nooit meer beoordelen
Een DGA-salaris dat bij oprichting logisch was, kan drie jaar later niet meer aansluiten bij de functie of onderneming.
Wanneer kun je de salarisadministratie van een DGA uitbesteden?
Technisch kun je een DGA-salarisadministratie zelf voeren.
Maar vooral bij een BV met een holding, personeel, auto van de zaak of wisselende vergoedingen wordt het al snel een onderdeel dat je zorgvuldig wilt laten aansluiten op de rest van je administratie.
Bij Vertex Accountancy kijken we daarom niet alleen naar de loonstrook.
We verbinden het DGA-salaris met:
je BV-administratie;
winstontwikkeling;
belastingdruk;
holdingstructuur;
dividendplanning;
cashflow.
Dat past bij onze bredere begeleiding van BV’s en DGA’s in Naarden en ’t Gooi.
Meer over onze dienstverlening voor BV’s vind je op boekhouder voor BV’s in ’t Gooi.
Salarisadministratie voor DGA’s in Naarden en ’t Gooi
Je DGA-salaris hoeft niet ingewikkeld te zijn.
Maar het moet wel goed staan.
Een correcte inrichting zorgt ervoor dat:
het juiste loon wordt verwerkt
de juiste loonheffingen worden berekend
aangiften aansluiten op je administratie
je jaarlijks kunt beoordelen of het salaris nog past
En wanneer je onderneming groeit, wil je dat je salarisadministratie gewoon meegroeit.
Zonder ieder jaar opnieuw uit te zoeken hoe het ook alweer zat.
Wil je weten of jouw DGA-salaris en salarisadministratie goed zijn ingericht?
Veelgestelde vragen over dividendbelasting 2026
Heeft iedere DGA een salarisadministratie nodig?
Werk je voor een BV waarin je een aanmerkelijk belang hebt, dan kan de gebruikelijkloonregeling van toepassing zijn en wordt je salaris via de loonadministratie verwerkt. De precieze situatie hangt af van je werkzaamheden en structuur.
Wat is het minimale DGA-salaris in 2026?
Het normbedrag binnen de gebruikelijkloonregeling is in 2026 €58.000. Je loon moet echter minimaal het hoogste zijn van dat bedrag, het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking en het loon van de meestverdienende relevante werknemer.
Moet een DGA iedere maand een loonstrook krijgen?
Een werkgever heeft verplichtingen rond loonstroken en de loonadministratie. In de praktijk wordt het DGA-salaris doorgaans periodiek via de salarisadministratie verwerkt.
Is een DGA verzekerd voor WW en WIA?
Niet altijd. Dat hangt onder andere af van de aandelen- en zeggenschapsverhoudingen. Daarom moet de verzekeringspositie afzonderlijk worden beoordeeld.
Hoeveel Zvw betaalt een DGA in 2026?
Een DGA die niet verzekerd is voor de werknemersverzekeringen valt in 2026 onder de bijdrage Zvw van 4,85%. Voor een DGA die wel verzekerd is, geldt de werkgeversheffing Zvw van 6,10%.
Kan mijn DGA-salaris uit de holding worden betaald?
Dat kan afhankelijk van de structuur en dienstbetrekking. Belangrijk is dat vooraf duidelijk is welke BV werkgever en inhoudingsplichtige is en dat de salarisadministratie daarop aansluit.
Kan ik salaris vervangen door dividend?
Niet volledig naar keuze. Voor werkzaamheden voor je eigen BV geldt de gebruikelijkloonregeling. Dividend ontvang je als aandeelhouder en kent een andere fiscale behandeling.
