Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten, opdrachten, diensten en abonnementen van Vertex Accountancy, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De voorwaarden vormen onderdeel van iedere overeenkomst tussen Vertex Accountancy en de Opdrachtgever.

Wij adviseren u deze voorwaarden zorgvuldig door te lezen.

1. Diensten

1.1 Vertex Accountancy biedt een scala aan boekhoudkundige diensten aan zoals beschreven op onze website en in overeenstemming met het geselecteerde abonnementsniveau.

1.2 Softwarelicenties die door Vertex Accountancy ten behoeve van haar dienstverlening worden aangehouden, blijven in beheer van Vertex Accountancy. Vertex Accountancy is bij beëindiging van de overeenkomst niet verplicht deze softwarelicenties aan de Opdrachtgever of een opvolgend dienstverlener over te dragen. Vertex Accountancy zal bij beëindiging de gegevens en documenten van de Opdrachtgever die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de voortzetting van diens administratie, voor zover deze bij Vertex Accountancy beschikbaar zijn, op een gebruikelijke wijze beschikbaar stellen. Eigendomsrechten op door Vertex Accountancy ontwikkelde modellen, templates, werkwijzen en interne documentatie worden niet overgedragen.

1.3 De specifieke inhoud en omvang van de dienstverlening worden vastgelegd bij het aangaan van de overeenkomst. Vertex Accountancy mag haar werkwijze, gebruikte systemen en wijze van uitvoering wijzigen, mits hierdoor de overeengekomen dienstverlening niet wezenlijk wordt verminderd. Voor wezenlijke wijzigingen van de inhoud van de dienstverlening geldt artikel 8.

1.4 Deze algemene voorwaarden zijn primair opgesteld voor Opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Indien Vertex Accountancy een overeenkomst aangaat met een natuurlijke persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, blijven dwingendrechtelijke consumentenrechtelijke bepalingen onverkort van toepassing.

2. Abonnementen

2.1 Abonnementen op onze boekhoudkundige diensten zijn beschikbaar voor verschillende termijnen, zoals vermeld op onze website of overeengekomen tijdens het inschrijvingsproces.

2.2 Abonnementskosten zijn verschuldigd op basis van het gekozen abonnementsniveau en de gekozen betalingsfrequentie. Betalingen dienen vooraf te worden voldaan volgens de overeengekomen termijnen.

2.3 Vertex Accountancy kan verlangen dat abonnementskosten worden voldaan via automatische incasso. Indien automatische incasso wordt toegepast, worden abonnementskosten maandelijks vooraf geïncasseerd.

2.4 Indien een Opdrachtgever gedurende het lopende boekjaar een abonnement afsluit bij Vertex Accountancy, behoudt Vertex Accountancy zich het recht voor om werkzaamheden met betrekking tot eerdere maanden van dat boekjaar in rekening te brengen. Dit kan onder meer betrekking hebben op controle, correctie en verwerking van de administratie over de voorafgaande periode, teneinde de juistheid van de administratie en fiscale aangiften te kunnen waarborgen. Vertex Accountancy bepaalt naar redelijkheid de omvang van deze werkzaamheden en de bijbehorende vergoeding.

3. Facturering, betaling, betwisting en kosten

3.1 De Opdrachtgever ontvangt facturen via het door hem opgegeven communicatiekanaal.

3.2 Facturen dienen te worden voldaan binnen zeven (7) dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

3.3 Indien de Opdrachtgever handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en betaling niet binnen de overeengekomen termijn plaatsvindt, is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim, zonder dat een nadere ingebrekestelling is vereist. Vanaf de dag volgend op de vervaldatum is over het openstaande bedrag de wettelijke handelsrente verschuldigd tot aan de dag van volledige betaling.

Indien de Opdrachtgever niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, gelden de dwingendrechtelijke wettelijke bepalingen omtrent verzuim, rente en incassokosten.

3.4 Een betwisting van een factuur of van een gedeelte daarvan dient gemotiveerd te worden medegedeeld. Een betwisting schort de betalingsverplichting niet op, tenzij Vertex Accountancy schriftelijk anders bevestigt of dwingend recht anders bepaalt. Het niet-betwiste gedeelte van een factuur dient in ieder geval binnen de overeengekomen betalingstermijn te worden voldaan.

3.5 Alle redelijke kosten die Vertex Accountancy maakt ter verkrijging van betaling van een opeisbare vordering komen, voor zover wettelijk toegestaan, voor rekening van de Opdrachtgever. Hieronder vallen onder meer buitengerechtelijke incassokosten en redelijke kosten van ingeschakelde incassobureaus, deurwaarders, advocaten, juridisch adviseurs en andere deskundigen. Voor zover kosten als proceskosten worden aangemerkt, komen deze voor rekening van de Opdrachtgever voor zover deze op grond van de overeenkomst of de wet voor vergoeding in aanmerking komen.

3.6 Indien de Opdrachtgever een factuur, de uitvoering van de overeenkomst of de verschuldigdheid van enig bedrag betwist en deze betwisting vervolgens wordt ingetrokken, door de Opdrachtgever uitdrukkelijk wordt erkend als ongegrond, of anderszins komt vast te staan dat deze geheel of in overwegende mate ongegrond was, is Vertex Accountancy gerechtigd de redelijke aanvullende kosten die zij als rechtstreeks gevolg van deze betwisting heeft moeten maken aan de Opdrachtgever in rekening te brengen.

3.7 Onder de in artikel 3.6 bedoelde aanvullende kosten vallen mede de redelijkerwijs bestede interne uren voor onder meer:

dossieronderzoek en reconstructie van reeds verrichte werkzaamheden;
feitenonderzoek en controle van administratieve of fiscale gegevens;
beoordeling van correspondentie, klachten, claims en aansprakelijkstellingen;
juridische, fiscale of vaktechnische beoordeling;
het beantwoorden en gemotiveerd weerleggen van bezwaren of verwijten;
het opstellen van aanvullende correspondentie en dossierstukken; en
overleg met externe adviseurs of andere deskundigen.

Deze werkzaamheden worden in rekening gebracht tegen het voor aanvullende werkzaamheden overeengekomen uurtarief. Indien geen afzonderlijk uurtarief is overeengekomen, geldt een tarief van € 90,- per uur exclusief btw.

3.8 Het bepaalde in artikel 3.6 en 3.7 geldt eveneens indien de Opdrachtgever in verband met een betalingsgeschil, de uitvoering van de opdracht of de dienstverlening klachten, aansprakelijkstellingen, schadeclaims, juridische verwijten of aankondigingen van juridische, bestuursrechtelijke of andere procedures doet, voor zover de behandeling daarvan redelijkerwijs noodzakelijk is geworden en de betreffende stellingen geheel of in overwegende mate ongegrond blijken te zijn.

3.9 Artikel 3.6 tot en met 3.8 is niet bedoeld voor reguliere vragen, normale toelichtingen op facturen of redelijkerwijs geuite en onderbouwde klachten. Alleen daadwerkelijk en redelijkerwijs noodzakelijke aanvullende werkzaamheden die buiten de reguliere dienstverlening vallen, kunnen op grond van deze bepalingen afzonderlijk in rekening worden gebracht.

3.10 Vertex Accountancy behoudt zich bij uitblijven van betaling het recht voor om, voor zover wettelijk toegestaan, de dienstverlening tijdelijk op te schorten, werkzaamheden niet aan te vangen of voort te zetten en aangiften, rapportages of andere werkzaamheden niet te verwerken of in te dienen totdat volledige betaling van de opeisbare bedragen heeft plaatsgevonden. Vertex Accountancy is niet aansprakelijk voor schade, boetes, rente of andere gevolgen die ontstaan doordat werkzaamheden als gevolg van deze opschorting niet of niet tijdig kunnen worden uitgevoerd.

3.11 Vertex Accountancy behoudt zich het recht voor om bij structureel te late betalingen aanvullende betalingsvoorwaarden te stellen, waaronder betaling vooraf of betaling via automatische incasso.

3.12 Indien een overeengekomen automatische incasso niet kan worden uitgevoerd of door de Opdrachtgever wordt gestorneerd, behoudt Vertex Accountancy zich, voor zover wettelijk toegestaan, het recht voor om hiervoor € 7,50 aan administratiekosten in rekening te brengen.

3.13 Vertex Accountancy kan verlangen dat abonnementskosten via automatische incasso worden voldaan. Indien een automatische incasso wordt ingetrokken, gestorneerd of niet kan worden uitgevoerd, kan Vertex Accountancy de dienstverlening tijdelijk opschorten en/of betaling vooraf via een alternatieve betaalmethode verlangen.

3.14 Zodra alle opeisbare openstaande bedragen volledig zijn voldaan, zal Vertex Accountancy de dienstverlening zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk hervatten.

4. Looptijd, opzegging en beëindiging

4.1 Abonnementen bij Vertex Accountancy worden aangegaan voor een initiële looptijd van twaalf (12) maanden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4.2 Na afloop van de overeengekomen abonnementsperiode wordt het abonnement telkens automatisch verlengd met een periode van twaalf (12) maanden, tenzij de overeenkomst tijdig wordt opgezegd of schriftelijk anders is overeengekomen.

4.3 Opzegging dient schriftelijk of elektronisch te geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van één maand vóór het einde van de lopende abonnementsperiode.

4.4 Indien de Opdrachtgever het abonnement tussentijds wenst te beëindigen vóór het einde van de overeengekomen abonnementsperiode, blijft het resterende abonnementsgeld over de lopende abonnementsperiode verschuldigd, tenzij Vertex Accountancy schriftelijk met een afwijkende beëindiging instemt.

4.5 Indien de Opdrachtgever en Vertex Accountancy in onderling overleg besluiten de overeenkomst tussentijds te beëindigen, kan Vertex Accountancy een nacalculatie uitvoeren van de daadwerkelijk verrichte werkzaamheden. Deze werkzaamheden worden in dat geval berekend tegen een tarief van € 90,- per uur exclusief btw, waarbij eventueel reeds betaalde abonnementskosten hiermee kunnen worden verrekend.

4.6 Restituties worden niet verleend voor reeds betaalde abonnementskosten, tenzij anders overeengekomen of indien dit voortvloeit uit toepasselijke wetgeving.

5. Vertrouwelijkheid

5.1 Vertex Accountancy verbindt zich ertoe alle door de Opdrachtgever verstrekte informatie vertrouwelijk te behandelen en te beschermen conform ons privacybeleid.

5.2 Vertex Accountancy is gerechtigd bij de uitvoering van haar dienstverlening derden en subverwerkers in te schakelen. De Opdrachtgever verleent hiervoor algemene toestemming. Vertex Accountancy zorgt dat met partijen die persoonsgegevens verwerken passende afspraken worden gemaakt overeenkomstig de AVG en informeert de Opdrachtgever over wezenlijke wijzigingen in de ingeschakelde subverwerkers.

6. Medewerkingsplicht Opdrachtgever

6.1 De Opdrachtgever is verplicht alle gegevens, documenten en informatie die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden tijdig, volledig en correct aan Vertex Accountancy te verstrekken.

6.2 De Opdrachtgever blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aangeleverde gegevens, ook indien deze door Vertex Accountancy worden verwerkt in de administratie of aangiften.

6.3 Indien de Opdrachtgever benodigde informatie niet, niet tijdig of onvolledig aanlevert, is Vertex Accountancy gerechtigd de uitvoering van werkzaamheden op te schorten totdat de benodigde informatie is ontvangen.

6.4 Vertex Accountancy is niet aansprakelijk voor schade, boetes, rente of andere gevolgen die ontstaan doordat de Opdrachtgever gegevens niet tijdig, onjuist of onvolledig heeft aangeleverd.

6.5 Indien werkzaamheden extra tijd vergen doordat informatie onvolledig, onjuist of te laat wordt aangeleverd, behoudt Vertex Accountancy zich het recht voor om deze extra werkzaamheden afzonderlijk in rekening te brengen.

7. Aansprakelijkheid

7.1 Behoudens in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van Vertex Accountancy of met de leiding van haar onderneming belaste personen, is de aansprakelijkheid van Vertex Accountancy beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico dat volgens de polisvoorwaarden voor rekening van Vertex Accountancy komt.

7.2 Met inachtneming van artikel 7.1 is Vertex Accountancy niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste belastingvoordelen, boetes of rente ontstaan door onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde informatie van de Opdrachtgever.

8. Wijziging van de algemene voorwaarden

8.1 Vertex Accountancy is gerechtigd deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen indien daarvoor een redelijke aanleiding bestaat, waaronder wijzigingen in wet- en regelgeving, jurisprudentie, dienstverlening, werkwijze, gebruikte software, beveiliging, bedrijfsvoering of ter verduidelijking of aanvulling van bestaande bepalingen.

8.2 Indien gewijzigde algemene voorwaarden van toepassing worden op een reeds bestaande overeenkomst, stelt Vertex Accountancy de Opdrachtgever hiervan vooraf schriftelijk of elektronisch in kennis en stelt zij de gewijzigde voorwaarden op een zodanige wijze beschikbaar dat de Opdrachtgever deze kan raadplegen en opslaan.

8.3 Gewijzigde voorwaarden treden voor bestaande overeenkomsten niet eerder in werking dan dertig (30) dagen nadat de Opdrachtgever daarvan in kennis is gesteld, tenzij de wijziging voortvloeit uit dwingende wet- of regelgeving of uitsluitend in het voordeel van de Opdrachtgever is.

8.4 Een wijziging die de rechten of verplichtingen van de Opdrachtgever wezenlijk verzwaart, wordt in beginsel van toepassing bij de eerstvolgende verlenging van de overeenkomst, tenzij de Opdrachtgever met eerdere toepassing instemt of Vertex Accountancy de Opdrachtgever de mogelijkheid biedt de overeenkomst vóór de ingangsdatum van de wijziging te beëindigen.

8.5 De meest recente versie van de algemene voorwaarden wordt beschikbaar gesteld via de website van Vertex Accountancy.

9. Wwft en identificatieplicht

9.1 Vertex Accountancy kan verplicht zijn cliënten te identificeren en transacties te monitoren conform toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

9.2 De Opdrachtgever is verplicht alle gevraagde identificatie- en verificatiegegevens tijdig aan te leveren.

9.3 Vertex Accountancy behoudt zich het recht voor dienstverlening op te schorten of te beëindigen indien niet aan deze verplichtingen wordt voldaan.

10. Toepasselijk recht

10.1 Op alle overeenkomsten en diensten van Vertex Accountancy is Nederlands recht van toepassing.

10.2 Geschillen worden, voor zover wettelijk toegestaan, voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Vertex Accountancy gevestigd is.