Werkkostenregeling 2026: zo benut je de vrije ruimte optimaal

Werkkostenregeling 2026: hoeveel vrije ruimte heb je, en hoe zorg je dat die niet blijft liggen?

Een kerstpakket, een sportabonnement, een thuiswerkplek — als werkgever mag je je team op allerlei manieren waarderen zonder dat de fiscus meekijkt. Dat heet de werkkostenregeling, en elk jaar heb je opnieuw een vastgesteld bedrag dat je onbelast mag besteden: de vrije ruimte.

Het probleem is niet dat de regeling ingewikkeld is. Het probleem is dat de meeste ondernemers hun vrije ruimte nooit volledig gebruiken — simpelweg omdat ze niet precies weten wat erin past of hoeveel er nog over is. In dit artikel leggen we uit hoe de werkkostenregeling in 2026 werkt, wat je ermee kunt, en hoe je 'm dit jaar wél optimaal benut.

Wat is de werkkostenregeling, en hoeveel vrije ruimte heb je in 2026?

De werkkostenregeling (WKR) is de regeling waarmee je als werkgever vergoedingen en verstrekkingen aan personeel — inclusief jezelf als DGA, want fiscaal ben je ook werknemer van je eigen BV — onbelast kunt geven. Denk aan een bedrijfsuitje, een fiets van de zaak, of een opleiding.

Daarvoor krijg je jaarlijks een vrije ruimte: een percentage van je totale fiscale loonsom dat je vrij mag besteden zonder dat er loonbelasting overheen gaat. Voor 2026 is dat:

• 2% over de eerste €400.000 van je fiscale loonsom

• 1,18% over het bedrag daarboven

Een rekenvoorbeeld maakt het concreet. Bij een loonsom van €270.000 heb je dit jaar €5.400 vrije ruimte. Bij €400.000 loonsom is dat €8.000. Kom je daarboven uit, bijvoorbeeld bij €600.000, dan loopt de vrije ruimte op tot ruim €10.300.

Besteed je meer dan je vrije ruimte toestaat, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat eroverheen gaat. Dat is precies waarom het zonde is om de ruimte te laten liggen: je hebt 'm al, gebruik je 'm niet, dan verdwijnt-ie simpelweg — gebruik je 'm te veel, dan wordt het duur.

Cijfers gecontroleerd op 7 augustus 2026. Voor de meest actuele percentages raadpleeg je altijd de Belastingdienst of neem je contact met ons op.

Wat valt wél en niet binnen de vrije ruimte?

Niet alles wat je aan personeel geeft, gaat automatisch ten koste van je vrije ruimte. Er zijn drie categorieën:

• Gerichte vrijstellingen. Dit zijn kosten die volledig buiten de vrije ruimte blijven, zoals reiskosten, een thuiswerkvergoeding of een noodzakelijke laptop voor het werk. Deze tellen simpelweg niet mee.

• Nihilwaarderingen. Voorzieningen op de werkplek zelf, zoals koffie op kantoor of een bureaustoel, worden op nihil gewaardeerd — ook deze raken je vrije ruimte niet.

• De vrije ruimte zelf. Alles wat niet onder de eerste twee categorieën valt — een kerstpakket, een cadeaubon, een personeelsfeest, bedrijfsfitness — komt hierin terecht, tot het maximum dat we hierboven berekenden.

Het is dus niet zo dat elke euro die je aan je team besteedt meteen van je vrije ruimte afgaat. Wie dat onderscheid goed kent, houdt structureel meer ruimte over voor de dingen die er wél in vallen.

Onbenutte vrije ruimte in de WKR? Dat is geld dat op tafel blijft liggen. 

Plan een gratis kennismaking — we rekenen samen uit hoeveel ruimte jij dit jaar nog hebt.

Vrije ruimte WKR 2026 optimaal benutten — dit kun je nu al doen

Halverwege het jaar is het beste moment om te checken of je op koers ligt. Een paar concrete stappen:

1. Bereken je actuele vrije ruimte op basis van je loonsom tot nu toe, en zet die naast wat je dit jaar al hebt besteed. Zo zie je meteen of er nog ruimte over is.

2. Wijs vergoedingen op tijd aan. Je moet een vergoeding op het moment van uitbetalen al bestempelen als onderdeel van de vrije ruimte — dat kan niet met terugwerkende kracht. Regel je loonadministratie daar dus op in.

3. Plan grotere uitgaven bewust in de tweede jaarhelft, zoals een bedrijfsuitje of een extra teamactiviteit richting het najaar — juist nu je weet hoeveel ruimte je nog hebt.

4. Gebruik gerichte vrijstellingen optimaal, zodat je vrije ruimte overblijft voor de dingen die er wél in vallen. Een thuiswerkvergoeding via een gerichte vrijstelling geven, betekent meer ruimte voor bijvoorbeeld een kerstpakket later dit jaar.

5. Betrek je boekhouder vóór de uitgave, niet erna. Achteraf een overschrijding herstellen kan niet — vooraf een post goed positioneren wel.

Tip van Vertex: veel ondernemers denken pas in december aan hun vrije ruimte, als het kerstpakket eraan komt. Dan is een groot deel van het jaar al voorbij en blijft ruimte structureel liggen. Wie er nu, halverwege het jaar, naar kijkt, heeft nog alle tijd om 'm goed te benutten.

Veelgemaakte fouten bij de werkkostenregeling

In de praktijk zien we bij ondernemers een aantal patronen steeds terugkomen:

• Geen overzicht bijhouden. Zonder een lopend overzicht van bestede vrije ruimte, ontdek je een overschrijding pas bij de jaarafsluiting — als bijsturen niet meer kan.

• Gerichte vrijstellingen over het hoofd zien. Kosten die eigenlijk buiten de vrije ruimte vallen, worden onnodig meegeteld, waardoor de ruimte sneller vol lijkt dan hij is.

• Vergeten dat je als DGA meetelt. Ook vergoedingen aan jezelf als DGA vallen onder de WKR — een blinde vlek die geld kan kosten of juist onbenutte ruimte oplevert.

• Vergoedingen niet op tijd aanwijzen. Zonder tijdige aanwijzing in de loonadministratie geldt de vrijstelling niet, ook al was de uitgave op zich prima binnen de regels.

Geen van deze fouten is onlogisch — de WKR is nu eenmaal een regeling waar je zelf actief mee moet omgaan. Maar ze zijn stuk voor stuk te voorkomen met een beetje overzicht.

Wat Vertex Accountancy voor je bijhoudt

Bij Vertex nemen we de werkkostenregeling mee in ons vaste contact met je, in plaats van het als los jaarlijks vraagstuk te behandelen. We berekenen je actuele vrije ruimte, signaleren op tijd als je richting de grens gaat, en denken proactief mee over hoe je de ruimte die je hebt het best inzet — voor je team én voor jezelf als DGA.

Geen verrassing bij de jaarafsluiting, maar een vrije ruimte die je het hele jaar door bewust benut.

Grip op je personeelsbudget begint bij inzicht. Laat ons meedenken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrije ruimte heb ik in 2026 binnen de werkkostenregeling?

In 2026 is de vrije ruimte 2% over de eerste €400.000 van je fiscale loonsom, en 1,18% over het bedrag daarboven. Bij een loonsom van €270.000 kom je dan bijvoorbeeld uit op €5.400 vrije ruimte.

Wat gebeurt er als ik meer besteed dan mijn vrije ruimte toestaat?

Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat boven je vrije ruimte uitkomt. Het is dus zowel zonde om ruimte te laten liggen, als kostbaar om eroverheen te gaan — inzicht in je actuele ruimte voorkomt beide.

Telt een vergoeding aan mezelf als DGA ook mee voor de werkkostenregeling?

Ja. Als DGA ben je fiscaal ook werknemer van je eigen BV, dus vergoedingen en verstrekkingen aan jezelf vallen onder dezelfde regels als voor je personeel — inclusief de vrije ruimte.